Een automatisering neemt de handelingen over die je nu elke dag herhaalt: gegevens overnemen, bevestigingen versturen, collega's verwittigen, bestanden op de juiste plek zetten. Hieronder staat hoe zo'n systeem in elkaar zit, wat we ermee bouwen en wanneer het de moeite loont.
Elke automatisering begint bij één gebeurtenis: een ingevuld formulier, een betaling, een nieuwe afspraak, een binnenkomende mail. Dat moment is de aanleiding. Je hoeft niets te starten: het systeem merkt het zelf op.
Daarna volgt een vaste reeks handelingen. Gegevens worden gecontroleerd, aangevuld en doorgestuurd naar de systemen waar ze thuishoren. Elke stap staat apart en is aan te passen, en je kan altijd zien wat er gebeurd is.
Aan het eind staat alles op zijn plaats en is iedereen verwittigd die het moet weten. Wat overblijft is het werk waar een mens voor nodig is: het gesprek met de klant.
Dit zijn de koppelingen die we het vaakst bouwen voor bedrijven met een handvol medewerkers. Elke keten begint bij een aanleiding en loopt daarna vanzelf door.
Vervangt
Een formulier dat in een mailbox blijft liggen tot iemand tijd heeft.
Iemand vult je contactformulier in
Gegevens gecontroleerd
Klant aangemaakt in je CRM
Bevestigingsmail vertrekt
Melding in Slack of Teams
Taak bij de juiste persoon
Vervangt
Zelf onthouden wie je nog moet opbellen.
Je verstuurt een offerte
Offerte opgeslagen als PDF
Opgenomen in je overzicht
Herinnering na vijf dagen
Tweede herinnering na tien dagen
Stopt zodra de klant antwoordt
Vervangt
Heen-en-weer mailen over wanneer het past.
Een klant boekt online een afspraak
Tijdslot geblokkeerd in je agenda
Bevestiging met locatie en route
Herinnering een dag vooraf
Slot komt vrij bij annulering
Vervangt
Dezelfde cijfers drie keer intypen in drie systemen.
Een opdracht wordt afgerond
Uren en posten opgehaald
Factuur klaargezet in je boekhouding
Verstuurd naar de klant
Betaling gecontroleerd
Herinnering bij vervallen factuur
Vervangt
Een voorraadlijst in Excel die altijd achterloopt.
Er komt een bestelling binnen
Voorraad bijgewerkt
Pakbon naar het magazijn
Track-and-trace naar de klant
Waarschuwing bij lage voorraad
Vervangt
Vier keer hetzelfde bericht kopiëren naar vier apps.
Je zet één bericht klaar
Ingepland per kanaal
Formaten aangepast
Gepubliceerd op het juiste moment
Reacties verzameld op één plek
Geen beloftes over meer omzet. Dit is wat er verandert op de dag dat de stappen vastliggen.
Het systeem wacht niet op een vrij moment. Een aanvraag om drie uur ’s nachts doorloopt dezelfde stappen als een aanvraag om drie uur ’s middags.
Gegevens worden één keer ingevoerd en daarna doorgegeven. Waar niemand iets overneemt, ontstaan er geen fouten in adressen, bedragen of e-mailadressen.
Elke stap wordt gelogd. Loopt er iets mis, dan zie je bij welke stap en waarom — in plaats van pas te ontdekken dat er iets níet gebeurd is.
Tien aanvragen per week of honderd: het systeem doet er evenveel werk voor. Je neemt pas iemand aan als het werk toeneemt, niet als de administratie toeneemt.
We vervangen je CRM of boekhouding niet. We leggen verbindingen ertussen, zodat niemand opnieuw moet leren werken.
Alles draait op n8n, een open systeem. De configuratie is van jou en gaat mee als je ooit met iemand anders verder wil.
Meestal wel
Meestal niet
Koppelt met de programma’s die je al gebruikt
Beschrijf hoe het nu verloopt. We zeggen welke stappen zich lenen voor automatisering en welke het niet waard zijn.
